Libro Giornale


Con il termine “libro giornale” si intende un registro considerato indispensabile per la contabilità: tutte le transazioni effettuate dall’azienda in un dato periodo di tempo, infatti, vengono qui trascritte e riportate, in modo da renderle perfettamente tracciabili.

Pertanto, si comprende subito l’importanza del libro giornale, necessario (o meglio indispensabile ) per tutta una serie di categorie.

Infatti, Sono obbligati ad averlo:

  • i singoli imprenditori:
  • le società:
    • di persone;
    • per azioni;
    • a responsabilità limitata;
    • cooperative;
    • di mutua assicurazione.
  • i consorzi (compresi quelli a responsabilità limitata).

Ma come si usa un libro giornale?

Naturalmente, lo scopo principale è quello della sua compilazione precisa in tutte le parti predisposte e l’inserimento delle informazioni richieste segue determinate regole.

Ovviamente, tutte le transazioni qui riportate dovranno essere trascritte nel rispetto del metodo della partita doppia e dell’ordine cronologico con il quale si sono susseguite nel tempo. In questa delicata operazione, andrà anche riportata la data, il numero progressivo dell’articolo, oltre che una breve descrizione della transazione eseguita.

Dunque, andranno riempite le voci dare” ed “avere con i rispettivi importi derivanti dai calcoli effettuati da chi si occupa della gestione del libro giornale.

Più nel dettaglio:

  • dare: indica le variazioni economiche negative e quelle finanziarie positive;
  • avere: include le variazioni economiche positive e, di contro, quelle finanziarie negative.

Dal punto di vista grafico, il libro giornale in formato cartaceo, oltre alle colonne “dare” e “avere”, è composto anche da una terza voce nella quale vengono inseriti gli articoli e da altre due colonne nelle quali vengono collocati gli importi parziali e totali relativi ad ogni singola registrazione.

Altra regola fondamentale da rispettare è che tutte le transazioni effettuate vengano riportate nel libro giornale entro e non oltre i 60 giorni dal giorno in cui sono state processate e registrate.
Un esempio pratico: qualora si fossero acquistati degli articoli il primo giorno del mese di settembre, l’operazione dovrà essere riportata è trascritta suo libro giornale entro e non oltre giorno 30 del mese di ottobre.

Fino a qualche tempo fa, il libro giornale era disponibile esclusivamente in formato cartaceo e, pertanto, in caso di errore, una volta trascritte, non vi era possibilità di modificare le operazioni e, quindi, le stesse non potevano essere assolutamente cancellate.
L’unica soluzione di “comodo” era quella di riscrivere l’importo anche nell’altra colonna, con l’obiettivo di riequilibrare i dati e rendere visibile la modifica per lasciarne capire l’intento.

Con lo sviluppo della tecnologia e l’adozione di misure elettroniche, prima che il documento contabile venga regolarmente registrato, il libro giornale è, finalmente, modificabile in modo più semplice e rapido.
Tra le altre cose, il ricorso a programmi specifici e tecnologicamente avanzati, ha permesso di ridurre al minimo il possibile margine di errore che, invece, nella modalità cartacea era certamente più ampio.

Infatti, i nuovi programmi danno la possibilità di calcolo automatico degli importi e procedono in modo meccanizzato alla registrazione dei dati, nel rispetto totale delle regole della compilazione del libro giornale.

Come validare il registro?

Per utilizzare il libro giornale, è necessario che lo stesso venga regolarmente validato: pertanto, di volta in volta, bisognerà procedere alla numerazione progressiva di tutte le pagine, man mano che le stesse vengano aggiunte.
La numerazione è fondamentale perché diventa garanzia dell’ordine cronologico con il quale, nel tempo, si sono susseguite le varie operazioni effettuate.
In maniera più dettagliata, è bene specificare che nel caso di società differenti da quelle di capitali, le stesse – nel tenere traccia delle operazioni contabili – ogni 100 pagine dovranno apporre una marca da bollo dal valore di 29.14 euro. Per le altre società, invece, è prevista la marca da bollo da 14,62 euro.

Chiusura e conservazione del libro giornale

L’operazione di chiusura del libro giornale dovrà avvenire come minimo tre mesi prima della presentazione della dichiarazione dei redditi. Per quanto riguarda le modalità e le tempistiche della conservazione dei dati così registrati, si precisa che il libro giornale dovrà essere conservato – cartaceo o elettronico - come minimo per 10 anni o comunque fino al momento in cui si potrà procedere a verifiche fiscali.

Le operazioni

Ogni transazione, perché venga registrata regolarmente, dovrà essere chiusa con gli stessi importi che compaiono nelle voci “dare” ed “avere”, a conferma della validità degli stessi.
La registrazione, quindi, corrisponderebbe ad una variazione negativa o positiva dei valori economici o finanziari, ovviamente collegati alla transazione effettuata.

In merito partita doppia, quindi, possiamo affermare che una variazione economica positiva equivarrebbe ad una variazione finanziaria negativa e viceversa.

In un esempio pratico, nel caso in cui la transazione fosse regolare, qualora si acquistassero dei prodotti per un totale di 2.000 euro di spesa, naturalmente tale operazione determinerebbe una variazione finanziaria negativa dovuta all’esborso dell’importo previsto per l’acquisto della merce ma, al contempo, si registrerebbe una variazione economica positiva dovuta alla presenza dei prodotti in magazzino.

Però, potrebbe capitare che l’operazione permetta di beneficiare di un pagamento dilazionato che comporterebbe più transazioni nel tempo: in questo caso, se da una parte si registra l’ingresso di merce in magazzino, dall’altra – di volta in volta – si crea un debito che si annullerà esclusivamente quando verrà estinto, quindi, farà registrare una variazione finanziaria positiva.